Лайфхаки для Матрицы Эйзенхауэра

Я думаю, что такое матрица Эйзенхауэра, знают, если не все, то большинство. На всякий случай, коротенько напомню.
Создал ее Дуайт Эйзенхауэр, который помимо того, что был президентом США, так же славился своей эффективностью. Смысл применения матрицы в том, чтоб категоризировать текущие задачи по приоритетам и срочности выполнения. Представляет собой вот такой график:

Соответственно, не очень эффективный человек в основном крутится в категориях задач с высоким уровнем срочности — тушит пожары в квадрате А, или же разгребает несущественные, но срочные задачи. Эффективный же, напротив — основной фокус внимания направляет на важные, но не срочные задачи, чтоб выполнить их вовремя и качественно, а не бегом-бегом, когда они уже перешли в категорию важных и срочных. Ну а не важные, и не срочные задачи — это наши с вами поглотители времени, от которых вообще нужно, по-хорошему, избавляться. Вот тут неплохая статья с более подробным описанием категорий. Я же хочу поделиться теми лайфхаками в применении этого инструмента, которыми пользуюсь я, и которе мне действительно в свое время помогли более эффективной.

1. Этот совет я получила в далеком 2007м, на первом в жизни тренинге по менеджменту, куда меня отправили, как начинающего тим лидера, и по сей день считаю его самым ценным ТМ-советом в своей жизни. Когда мы разбирали матрицу Эйзенхауэра, тренер проговорила, что на срочные, но не важные задачи стоит запланировать 20% своего рабочего времени, т.к. полностью их однозначно делегировать не удастся, и главная задача — сделать так, чтоб они не поглотили все время. Как я уже упомянула, на тот момент я работала тим лидером в колл-центре, и одной из рутинных задач было консультирование агентов по сложным вопросам — классическая срочная, но не важная задача. Срочная, т.к. на линии ждет абонент, и агент звонит мне во время удержания, ну а не супер-важная в масштабах моих управленческих обязанностей, т.к. помимо этого, мне нужно было организовывать, мотивировать, контролировать, развивать, ну и так далее по классике менеджмента. А в день могло поступить плюс-минус 50 звонков от агентов, и приходилось все бросать и отвечать. Тогда на перерыве я подошла к тренеру, и изложив проблему, спросила, что же мне делать. Она спросила, сколько процентов времени занимает эта задача, это было примерно 60% времени от рабочего дня. И тогда она дала простой, но гениальный совет: «Ок, планируй на срочные, и не важные задачи 60% времени, а на все остальное 40%». И вы не поверите, как мне сразу стало легче жить, когда изначально в to do list я записывала важных задач на 2-3 часа рабочего времени. Нет, их не стало меньше, но когда они четко упорядочились по всей рабочей неделе маленькими порциями, стало гораздо понятней, с чего начать, что совместить и т.п., ну и исчезла паника и неудовлетворенность собой по поводу того, что из запланированных на день задач, выполнялась треть.
2. Важные, но не срочные задачи нужно планировать на уровне жестких встреч. Тут маленькое отступление, про жесткие встречи — это из Архангельского, это те задачи, которые имеют четкую привязку ко времени, не обязательно это должна быть встреча, может просто установка, что презентацию я буду делать с 14:00 до 15:00. И давайте еще раз вспомним, что же это за важные, но не срочные задачи-то? Как правило, это какие-то масштабные проекты, с дедлайном еще где-то там, или вообще без дедлайна, например, собственное развитие. Так вот, я серьезно, запланируйте такую задачу в календаре, используйте «закрытый час», когда чур, я в домике, и все знают, что вас трогать нельзя. Потому как, если просто написать в to do list задачу «написать первую главу романа», то скорее всего вы будете бесконечно нажимать кнопочку «отложить на завтра», или просто переписывать ее, и переписывать. А когда календарь вам тактично напомнит: «Э, парниша, через 15 минут сел, и писать», — выполнение уже будет уже более похоже на правду.
3. Помимо четырех категорий задач, которые выделяет Эйзенхауэр, я имела смелость добавить туда еще одну — задачи, выполнение которых занимает до 2-5 минут. Как правило, это написание какого-то имейла, проверка основных показателей в отчете, коротки телефонный звонок и т.п. Если окинуть взглядом список задач, то таких будет штук 5, так точно, и если не сделать их сразу, даже перед срочными и важными, они будут весь день маячить, да и невыполнение их может затянуть другие, более масштабные задачи. В общем, я их делаю в первую очередь, на это уходит минут 20 времени максимум, зато как минимум, четверть, а то треть задач на день уже сделана, и можно сконцентрироваться на действительно важных делах. Профит!
4. Ну и напоследок хочу рассказать о том, как я работала с матрицей Эйзенхауэра, когда вела бумажные ежедневники. Приходя утром на работу я просто списком выписывала все задачи на день (кто-то делает это с вечера, тут уже кому как удобно), затем брала три маркера, и выделяла их цветами: розовый — важные и срочные, оранжевый — важные, но не срочные, и зеленым — задачи до 2х минут. Срочные, но не важные, к слову, в to do list, как правило, вообще не попадают, а приходят к вам посреди дня внезапно, когда ножками, когда по почте. Но тут мы уже помним про буфер в нужное вам количество часов, которые вы уже на них заложили. А если вышло так, что они не пришли (такое чудо тоже иногда бывает), и у вас выдалась пара свободных часов — самое время потратить их на развитие, да, не на соцсети, а на развитие, только так. Сейчас я веду список задач в приложении, уже цветами ничего не выделяю, но делаю все это в уме. А для начинающих борцов за эффективность, могу предложить сделать несколько папок, в которые и прописывать задачи по категориям.

В общем, планируйте, будьте эффективными, но не забывайте, что в жизни всегда должно быть место для спонтанности, и если в один прекрасный день, вы к чертям разорвете список дел, и решите сбежать на море, или посмотреть сезон сериала одним махом — так тому и быть! И никаких угрызений совести, ибо самое главное правило тайм-менеджмента (да и жизни в целом): все должно быть в кайф. Тогда будет и счастье, и удовлетворенность, и здоровый цвет лица впридачу.